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El plazo: un año como mínimo
Tanto la Orden como la Resolución fijan el mismo mínimo. La Orden FOM/2861/2012 ↗ (artículo 9) obliga a los sujetos que documentan los envíos a conservar un ejemplar o copia del documento, a disposición de la Inspección del Transporte Terrestre, durante al menos un año. La Resolución de 2026 ↗ lo reitera para los ficheros electrónicos.
Resolución de 5 de junio de 2026 · apartado segundo, punto 4
«[…] deberán conservar durante al menos un año los ficheros electrónicos generados. Se podrán conservar en el mismo repositorio […] o en otro repositorio diferente habilitado al efecto. […] Si los ficheros electrónicos los generó uno de ellos, es suficiente con que el otro pueda descargar los ficheros durante un año.»
Ver en el BOE ↗
Quién debe conservarlo
La clave está en lo que se pueda descargar: cada parte puede tener su propio repositorio, o apoyarse en el de la otra siempre que pueda descargar los ficheros durante todo el plazo. Si dependes del repositorio de un tercero, asegúrate de que te garantiza esa descarga durante un año como mínimo.
Dónde y cómo conservarlo
- Cualquier soporte, siempre que se mantenga íntegramente toda la información exigida y los datos sean legibles (Orden, art. 9.2).
- El PDF completo, con su código QR y sus metadatos de fecha de creación y modificación.
- Las versiones anteriores cuando haya modificaciones por el método de generar un nuevo fichero: el original debe conservarse para la trazabilidad (Resolución, apartado quinto).
- Copias de seguridad: aunque la norma no las exige expresamente, un documento que solo existe en un lugar es un documento que puedes perder.
Conservar sí, pero no para siempre
El DeCA recoge datos de empresas y, a veces, de personas (un empresario individual, por ejemplo). Más allá del mínimo legal, el principio de limitación del plazo de conservación del RGPD recomienda no guardar los datos personales más tiempo del necesario. Por eso conviene fijar un plazo concreto y revisarlo; no guardar «por si acaso» de forma indefinida.
¿Y el enlace del QR?
Son dos cosas distintas. La Resolución permite desactivar la descarga mediante la URL siete días naturales después de terminar el servicio, pero eso no te libera de conservar el documento durante un año: debes poder presentarlo a la Inspección. Cómo funciona el enlace, en DeCA con QR.
¿Quién debe conservar el DeCA si lo generó el transportista?
Los dos deben conservarlo un año, pero basta con que el cargador contractual pueda descargarlo del repositorio del transportista durante ese plazo (y al revés).
¿Valen copias en papel?
La Orden permite cualquier soporte siempre que se mantenga toda la información y sea legible. La Resolución habla de conservar los ficheros electrónicos.
¿Puedo borrar el DeCA después de un año?
El plazo es un mínimo. Pasado un año ya no existe obligación de la Orden, aunque puedes tener otras razones para conservar documentación (contables, de reclamaciones…). Consúltalo con tu asesor.
Contenido revisado
Esta guía ha sido revisada por TAGA Formación, consultora y formación en transporte por carretera.